Näin se vain on että it-projekteissa usein budjetti paisuu kun nälkä kasvaa syödessä. Projektinhallinta, varsinkin jos alihankkijat ovat kaikki talon ulkopuolelta, on haastavaa – niin aikataulujen kuin yhteistyön sujuvuuden kannalta. Tämä korostuu mikäli tekijät eivät ole aikaisemmin työskennelleet yhdessä. Siksi hyvin suunniteltu ja positiivisella asenteella johdettu projekti on onnistumisen tärkeimpiä avaimia.
Normaalisti verkkouudistuksen yhteydessä yritys pääsee myös purkamaan koko palveluketjuaan ja tuotteitaan. Suunnittelun tärkeimmät kivijalat ovat
- Vaikuttaako verkkouudistus yrityksen toimintaan ja tarvitseeko esimerkiksi tuotteistamista muuttaa
- Yrityksen filosofian ja arvojen tarkka ymmärrys: mitä ja kenelle, miksi – missio, visio, arvot
- Henkilöresurssien mitoittaminen projektiin ja hyvän luottamussuhteen luominen tekniseen kumppaniin
Asiakkaan tulee ymmärtää oma roolinsa projektissa. On olennaista, että vastuut jaetaan ennen kuin projekti aloitetaan. Normaalisti asiakas on kuitenkin oman alansa paras asiantuntija. Silloin esimerkiksi lopullisten sisältöjen kirjoittaja nojaa täysin asiakkaan pohjatyöhön. Projektin vetäjän tulee varmistaa, että asiakkaalla on resursseja aikataulussa pysymiseen. Esimerkiksi isompi verkkosivujen uudistaminen voi aiheuttaa turhan paljon paineita asiakasyrityksen sisälle – varsinkin jos työtä yrityksen sisällä ei ole osattu jakaa. Siksi projektin vetäjän tulee ymmärtää asiakasyrityksen työkulttuuri ja avainhenkilöt.
Ei ole aivan tavatonta, että verkkouudistuksen aikataulu venyy juuri asiakkaan päästä. Jos näin tapahtuu ja asiakas saa lopulta tarvittavat materiaalit toimitettua tulee ymmärtää, että vasta sitten pääsee varsinainen työalkamaan toteuttajien toimesta.
Normaalisti verkkouudistus ja siten sen budjetti koostuu seuraavista tekijöistä:
- Asiakkaan sisäinen tiimi
- Sisällöt ja tekstit – copy tai muu kirjoittaja
- Suunnittelija / palvelumuotoilija ohjaamassa sisältöjen luomista läpi tuotannon
- Graafinen suunnittelu ja/tai AD, jotka vastaavat visuaalisesta ilmeestä
- Valokuvat, josta vastaa valokuvaaja ja sisältö tiimi, mikäli tarvitaan erikseen kuvakäsikirjoitukset, mallit kuviin, videon tuotantoa jne. niin ne kasvattavat budjettia
- Varsinaisen sivuston luonti ja koodi, normaalisti yksi tai kaksi devaajaa
- Projektin johto ja hallinta, toimii yhdessä palvelumuotoilijan kanssa projektin vetovastuussa
Kun verkkouudistus on vihdoin saatu kasaan, tulee onnistuminen arvioida. Oleva tekee jokaisen projektin jälkeen tarkan arvioinnin ja purun siitä, missä on onnistuttu ja missä epäonnistuttu. On hyvä muistaa, että verkkokehitys on jatkuvaa ja ylläpitoa tarvitaan. Siksi tulee jo projektista sovittaessa sopia mitkä osa-alueet kuuluvat jatkokehitykseen ja mitä odotetaan esimerkiksi seuraavalta parilta vuodelta.
Lopulta kaikki perustuu luottamukseen ja hyvään synergiaan kauttalinjan.
